“Nos hemos adaptado y estamos funcionando bien”

Con el reciente lanzamiento de las nuevas políticas de seguridad de la información, el área encargada busca reforzar el cuidado de los datos de la compañía, dando más responsabilidad a los usuarios en el contexto del trabajo remoto. Sobre este y otros temas conversamos con el jefe del área de Tecnología de la Información (TI), Gustavo Masman.

¿Que motivó la renovación de las políticas de seguridad de la información?

Si bien la compañía nos ha entregado las herramientas necesarias para desarrollar nuestro trabajo en este nuevo escenario por la pandemia, estando prácticamente todos trabajando desde sus casas se pierde un poco el control interno. Por eso hemos tenido que reforzar nuestras políticas y también dar más responsabilidad a los usuarios en el uso de los equipos y de la información.

¿Cómo están llevando adelante este reforzamiento?

Hemos estado abordando estos temas en distintas reuniones semanales con las jefaturas de cada departamento y sus grupos de trabajo. Ahora, junto a mi equipo tenemos que hacer un levantamiento de todas las carpetas por departamento y de todas las personas autorizadas a usarlas. Esto lo enviaremos a cada jefe, para que cada uno se haga responsable de los archivos de su área. La información de la compañía no debiese estar en los computadores, sino en las unidades compartidas. Todo lo que yo trabaje en mi computador, debo copiarlo en el servidor para que tenga respaldo.

¿Qué temas han destacado?

Por ejemplo, les recordamos la importancia de no usar equipos personales para trabajar, sean computadores o teléfonos, ya que por temas legales no podemos intervenirlos. También es muy importante que los archivos propios de la compañía sean guardados en los servidores que tenemos a su disposición. Es responsabilidad de cada usuario mover los archivos a este gran servidor que guarda todos los documentos y archivos historiales de la compañía. En estricto rigor, los usuarios no debiesen trabajar con información en sus equipos.

¿Cómo y dónde se guarda la información de la empresa?

Toda la data de los servidores se respalda de manera local. Luego, todos los días a la 1:00 de la mañana se hace un backup en un storage, que es otro equipo en el mismo lugar. A su vez, este se respalda en un data center. Además, el servidor más crítico tiene un backup paralelo en la nube. Entonces, si pasa cualquier cosa, la información no se pierde. También tenemos accesos de enlace redundante, si se cae un servicio de internet opera el otro.

¿Cómo se ha portado LAP en estos meses de teletrabajo?

Las políticas están bien asumidas, y la gente se ha ido adaptando. Claramente no es lo mismo trabajar en la oficina que fuera de ella, dependemos mucho de la conexión a internet que cada uno tenga en la casa, del lugar donde estén, del proceso que estén realizando, hay un período de adaptación ahí, pero lo importante es que la compañía no ha parado.

Hemos hecho grandes cambios en la forma de trabajar, pero hasta el momento hemos funcionado bien. Creo que esta situación no nos pilló mal parados, porque la mayoría de los colaboradores viaja o sale a terreno, por ende, ya tenía la costumbre de trabajar de forma remota. Algo nuevo en ese sentido fue trabajar con el escritorio remoto de SAP, un programa de uso diario para toda la compañía. En este caso, armamos dos nuevos servidores separados con acceso remoto, de manera de no saturar las comunicaciones, no entorpecer los procesos ni el uso de los equipos. Y si alguno de esos accesos falla, trasladamos a los usuarios al otro servidor y así mantenemos la continuidad operacional.

¿Qué hago si mi servicio de internet en casa falla y me dificulta trabajar en los servidores compartidos?

Primero, se debe solicitar autorización a la jefatura y a TI para trabajar fuera de los servidores, es decir, en su archivo local. Si eso ocurre, el colaborador está obligado por política a hacer un respaldo de todo en nuestros servidores una vez por semana. Hay que recordar que las compañías de internet se vieron saturadas con la pandemia, por ejemplo, VTR, que se ha visto sobrepasado hasta hoy. Los más estables han sido Entel, Movistar y Claro.

¿Hay desafíos pendientes en esta materia?

Las mejoras que estamos implementando ahora tienen que ver con el uso de los archivos y el orden de las carpetas, por ejemplo, la importancia de guardar los archivos con nombres que no tengan más de 250 caracteres para que Windows no lo rechace. Muchas personas tienen planillas enlazadas con otras, que si se les cambia el nombre cambia también la ruta y después no se puede encontrar.

Por ejemplo, si sabemos que la carpeta principal 03 es de Finanzas y Contabilidad, nombrémosla como “FC”. Lo que hace el sistema con nombres de archivos muy extensos es que no los deja copiar, o los copia sin nombre. Tenemos un enorme listado de archivos sin nombre para buscar si alguien nos pide rescatar algo.

Lo otro es ir limpiando información antigua, que ya no se requiere tener almacenada in situ, para que sólo pueda quedar como respaldo y así liberar un poco el servidor.

¿Algún mensaje final para los colaboradores?

Esto es una mejora funcional, que, a fin de cuentas, nos beneficia a todos porque se trata del trabajo de cada uno. Perder trabajo por no tomar una medida mínima de seguridad, significa perder mucho más de lo que se gana. Respeten las políticas, cuiden sus archivos, protejan sus claves, cámbienlas cada 90 días, no las compartan ni utilicen claves personales para temas laborales. Las intervenciones de hackers no perdonan. No abran archivos extraños, y si alguno les parece sospechoso, avisen a TI para que nosotros le hagamos seguimiento. Tanto en Chile como en Perú, el servicio de soporte TI funciona 365/24/7. No queremos ser bomberos y salir a apagar incendios, sino prevenir que ocurran.